6 consejos para optimizar las reuniones virtuales

Antes las reuniones virtuales eran la excepción, ahora son la norma. Desde los comités hasta los grupos de trabajo, pasando por las conferencias, las reuniones presenciales se celebran ahora con participantes ubicados en cualquier parte del mundo.

Sea cual sea el formato o la plataforma virtual que vayas a utilizar, es importante que te asegures de que nada va a fallar en la reunión virtual. Aquí te proponemos cinco buenas prácticas que te ayudarán a sacar el máximo partido a tus reuniones virtuales.

1. Familiarízate con la herramienta que vas a utilizar en la reunión virtual

¿Cuántas veces has tenido que acortar una reunión porque no estaba bien configurada en la plataforma o por problemas técnicos con la herramienta? Antes de comenzar la reunión, asegúrate de que tanto tú como todos los participantes sabéis cómo utilizar la plataforma y habéis probado las diferentes funcionalidades con antelación. Haz un test antes de la reunión para saber cómo resolver los posibles problemas antes de que se produzcan.

El día D, verifica los parámetros de vídeo y audio y asegúrate de la fiabilidad de la conexión a Internet.

2. Graba la reunión

Todo el mundo lo sabe: cuanto más larga sea la reunión, menos información retendrán los participantes. Afronta esta dolorosa constatación grabando la reunión: así les darás la oportunidad de encontrar fácilmente el contenido de tu reunión en otro momento.

Para ello, utiliza la función de grabación de la plataforma virtual y luego pon el archivo a disposición de los participantes (y por qué no ausentes o no participantes). Esto les permitirá remitirse a ella, por ejemplo, para recordar un intercambio o una intervención concreta.

Algunas personas pueden preferir el texto en lugar del vídeo para sus consultas: considera la opción de hacer una transcripción. Si la reunión tiene más bien un formato de evento, también puedes plantearte subtitular su contenido, para facilitar la accesibilidad al mayor número posible de personas.

3. Moviliza a tu público

Varios estudios han demostrado que nuestra capacidad de atención es menor en reuniones virtuales: ¡algunos participantes empiezan a «desconectar» al cabo de (tan solo) 10 minutos! La tentación de realizar otras tareas durante la reunión es grande: ten en cuenta que tu reunión compite con los dispositivos móviles y los correos electrónicos de los asistentes. Por eso es tan importante cuidar constantemente la atención de los participantes.

Al inicio de la reunión, puedes pedirles que no respondan a correos electrónicos hasta el final de la discusión. Haz que participen regularmente, pídeles su opinión o que hagan comentarios. Si saben que pueden ser llamados a participar, sabrán que tienen que estar «presentes» durante toda la reunión, lo que les hará menos susceptibles de distraerse.

4. Asegúrate de que los participantes se entienden

Si la atención puede disminuir en las reuniones virtuales, lo mismo ocurre con la comprensión. Los gestos corporales que se perciben durante una reunión presencial pueden perderse en una reunión virtual. El mensaje de un locutor puede no «escucharse» si hay otras voces o ruidos de fondo que lo ahoguen.

En el caso de reuniones internacionales, asegúrate de que todos los asistentes pueden comunicarse de manera eficaz: si hay participantes que hablan dos o más idiomas,  contrata a un intérprete para asegurarte de que tu mensaje llega a todo el mundo.

5. Establece normas claras

Para una mayor profesionalidad, es importante que los participantes reproduzcan las condiciones de una reunión presencial. Te ofrecemos algunas reglas sencillas que pueden ayudarte a conseguirlo:

• Pide a todos que participen en la reunión desde un lugar silencioso.
• Pide a los participantes que enchufen la cámara  para que los demás puedan ver señales que el sonido no es capaz de transmitir por sí solo (el 55 % de la comunicación es no verbal)
• Pide a las personas que no estén hablando que silencien el micrófono cuando haya alguien hablando.

¡Son pequeños trucos que pueden servir de mucho en una reunión!

6. Cuida el cierre de la reunión

Los últimos minutos no son los menos importantes: no recordar el plan de acción antes de concluir la reunión disminuye su impacto y las reuniones virtuales no son una excepción. Hacer un repaso de los próximos pasos a dar mantiene la dinámica creada durante la reunión y ayuda a los participantes a centrarse en lo que hay que hacer una vez cortada la comunicación.

Y por qué no, también puedes hacer una transcripción de todo lo dicho durante la reunión para que a nadie se le olvide nada.

Ahora las reuniones virtuales son la norma. Para sacar el máximo partido de ellas, combina las buenas prácticas de las reuniones presenciales y añade algunas nuevas prácticas propias de las reuniones virtuales. Así, estarás seguro de que tus reuniones virtuales serán igual de fructíferas y productivas que si se hubieran producido físicamente.

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