Rédaction en visioconférence

Parce qu’il n’est pas toujours possible de réunir tous les protagonistes d’une réunion dans une même pièce, nos rédacteurs assistent à de plus en plus de réunions en visioconférence ou en vidéoconférence.

Même à distance, ils réalisent pour vous des comptes rendus et synthèses de réunions immédiatement utilisables.

Voici comment nous travaillons en distanciel lors de vos réunions, et comment nous pouvons vous apporter une qualité de service toujours inégalée avec cette nouvelle organisation.

 

Le process de la rédaction à distance est très similaire à la rédaction avec la présence d’un rédacteur sur site. Seuls quelques points techniques sont adaptés.

 

• Avant votre réunion (de quelques jours à quelques heures… et parfois quelques minutes !), vous nous indiquez la date et l’heure de votre réunion, ainsi que les codes de connexion au service de vidéoconférence. Vous dédidez avec votre chargé d’affaires du niveau de retraitement (transcription, compte rendu ou synthèse) à appliquer pour votre réunion. 
  • Besoin d’aide pour trouver une solution de vidéoconférence adaptée à votre réunion ? Interrogez votre chargé d’affaires, il saura vous conseiller. 
• Le service Planning sélectionne le meilleur rédacteur pour votre réunion (selon le thème, le niveau de retraitement choisi), et lui transmets toutes les informations pratiques pour qu’il puisse y participer.
• Durant la réunion, le rédacteur effectue un enregistrement de travail et prend en notes le déroulé des prises de parole, ainsi que les acronymes. 
• Après la réunion, il  rédige le document. Si besoin, il se tourne vers le chargé d’affaires, qui s’oriente ensuite vers vous.
• Le service Relecture relit le fond du document, à l’aide des enregistrements…
• … et le service Livraison contrôle la forme, puis vous envoie le document par mail, ou le met à disposition sur votre espace extranet.
• Si besoin, le service Qualité sera votre contact pour les corrections d’auteur ou les optimisations.

Dans la mesure où la visioconférence et la vidéoconférence sont très proches d’une intervention sur site, toutes nos prestations de rédaction sont éligibles à la visioconférence :

• la transcription 
• le compte rendu
• la synthèse
• le Flash 
• et même un document sur mesure ! 

Nous nous chargeons de la rédaction en visioconférence, il ne vous reste plus qu’à choisir votre niveau de retraitement parmi nos solutions de rédaction : votre chargé d’affaires vous y aidera !

Pour une intervention efficace d’un rédacteur en visioconférence, voici quelques règles simples à suivre :

• nous transmettre les codes d’accès à la plateforme de visioconférence et nous prévenir de tout changement
• nous transmettre les documents préparatoires en votre possession : ordre du jour/programme, documents supports (présentation PPT, vidéos, visuels, etc.) ainsi que des éléments de contexte de la réunion si nécessaire
• prévenir l’ensemble des participants à la réunion que notre rédacteur est présent, et leur rappeler de se présenter si nécessaire, pour que le rédacteur puisse noter les noms des participants (idéalement, que chacun soit représenté avec une icône à son nom dans la solution informatique).

 

Le fait que la réunion se tienne à distance en visioconférence n’impacte pas le délai de remise. Seuls le niveau de retraitement et votre besoin guideront le choix du délai. Nous intervenons de 2 façons, en visioconférence comme en rédaction sur site :

• en temps différé : le document vous est remis quelques jours après la réunion
• en temps réel : le document vous est remis 3 minutes après la fin de la réunion. Réalisée par nos top-rédacteurs, cette prestation impressionnante vous permet de communiquer rapidement après un événement par exemple. 

 

Si vous souhaitez effectivement tenir votre réunion en visioconférence, votre chargé d’affaires peut vous fournir la solution technologique.

Si vous préférez passer par une solution plus classique, nous pouvons faire déplacer un rédacteur sur le lieu de votre réunion, ou encore travailler à partir de vos enregistrements.