Rédaction à partir d’enregistrements

Parfois, les conditions d’organisation de votre réunion ne vous permettent pas de nous contacter assez en amont pour prévoir un rédacteur sur site ou l’intervention d’un rédacteur en visioconférence. Dans ces cas là, pas de panique ! Nous travaillons également à partir des enregistrements de la réunion pour vous fournir un document (transcription, comptes rendus ou synthèses) directement expoitable.

Nous couvrons de nombreuses réunions à partir d’enregistrements réalisés par nos soins ou par nos clients. L’organisation de ces missions est proche de celle des missions avec un rédacteur sur site :

• Si vous le souhaitez, vous pouvez nous prévenir en amont que vous allez prochainement nous adresser des enregistrements. Cela nous permet de vous réserver une équipe, prête à travailler sur votre projet.
• Vous nous transmettez votre enregistrement par le moyen que vous souhaitez, par exemple : 
  • par mail
  • via un site web de transfert de données
  • via notre extranet ou le vôtre
  • par clé USB
• Vous déterminez avec votre chargé d’affaires le niveau de retraitement souhaité (transcription, comptes rendu ou synthèse), et convenez d’une date de remise de votre document.
• Le Planning sélectionne le rédacteur le plus approprié à votre réunion, et lui communique les informations que vous aurez mises à sa disposition : liste des personnes s’étant exprimées lors de la réunion, documents support (slides PPT, programme, etc).
• Le rédacteur réalise votre document. En cas de questions, il s’adresse à votre chargé d’affaires qui vous interrogera.
• Puis les services Relecture et Livraison s’assurent que le fond et la forme du document sont corrects, avant de vous l’envoyer par mail ou de le mettre à disposition dans votre espace Extranet.
• Si vous avez des corrections d’auteur ou des optimisations, le service Qualité prendra le relais.

Toutes nos solutions de rédaction classiques sont éligibles à une prestation sur enregistrement :

• la transcription
• le compte rendu
• la synthèse

Si vous ne savez pas quel niveau de retraitement choisir, interrogez votre chargé d’affaires : il vous aidera à déterminer le niveau adapté à votre besoin.

L’enregistrement d’une réunion n’est pas toujour destiné à être utilisé en rédaction. Si toutefois votre enregistrement est spécifiquement destiné à notre rédacteur voici quelques astuces pour l’optimiser :

• si de nombreuses personnes participent à la réunion, demandez-leur d’annoncer leur nom à chaque prise de parole. Cela garantira la bonne affectation des propos à chacun.
• nous pouvons réaliser l’enregistrement pour vous si vous le souhaitez, vous fournir un enregistreur professionnel pour que vous soyez autonome, ou bien vous pouvez utiliser votre propre enregistreur. Dans les 2 derniers cas, pensez à mettre votre enregistreur au centre de la table, et à l’éloigner des sources de bruits parasites (ventilateur du vidéo-projecteur, courant d’air, etc.).

A vous de nous le dire ! Nous adapterons l’équipe selon votre demande. Nous pouvons vous remettre le document

• remise en temps différé : que vous souhaitiez recevoir votre document rédigé sous 3 ou 15 jours, indiquez-nous votre souhait. Nous organiserons notre équipe en fonction.
• remise en temps réel : le document rédigé vous est remis 3 minutes après la fin de la réunion. Exercice de haute voltige pour nos top-rédacteurs, c’est la possibilité pour vous de communiquer très rapidement après votre réunion.

Nous pouvons vous proposer de faire venir un rédacteur sur site pendant votre réunion, ou de le faire intervenir en visioconférence.