Les synthèses permettent de gagner en efficacité en reformulant les propos et en hiérarchisant l’information. Document opérationnel de communication, il reformule les idées et supprime les propos accessoires.
Ubiqus vous propose plusieurs types de synthèses, pour répondre au besoin de chaque type de réunion :
- Synthèse standard
- Synthèse brève
- Note de synthèse
- la synthèse Flash
Ce niveau de retraitement, plutôt court, vous permet aussi de bénéficier d’un document remis en temps réel, très pratique lorsqu’il s’agit de communiquer rapidement.
Découvrez dans cette page les caractéristiques et un exemple de chacune des synthèses de réunion proposées par Ubiqus.
Quels sont les différents types de synthèses ?
- la synthèse standard : le document efficace
- la synthèse brève : le document abrégé
- la note de synthèse : le document succinct, de communication
- le Flash : document sur mesure dont les contours sont déterminées avec vous, il reprend uniquement les points saillants de la réunion.
Définition de la synthèse standard
La Synthèse standard élimine du discours les informations accessoires ou peu signifiantes.
Il s’agit d’un document efficace.
- Exhaustivité : @@
- Efficacité opérationnelle : @@@
Nombre de pages du document final : 6 pages/heure
Délai de remise pour 5 heures de réunion : 4 à 6 jours
Exemple de synthèse standard d'un discours
114 mots
Allocution d’ouverture – Chantal MARTIN – Conseillère technique
Cette journée sera consacrée à l’énergie nucléaire. Nous serons, sans nul doute, animés par l’esprit créatif que chacun a pu observer hier.
I. Maîtriser la consommation d’énergie
Nos cinq premières Rencontres ont montré que la croissance continue de notre consommation d’énergie n’est pas durable pour des raisons environnementales évidentes
Citons les conséquences écologiques des catastrophes maritimes dues au transport de pétrole. Ces catastrophes doivent être maîtrisées et le Gouvernement a oeuvré, au niveau européen, à l’accélération du renforcement du contrôle des matières à risque. Citons également l’augmentation vertigineuse des émissions de gaz à effet de serre, dont les conséquences sur le changement climatique et le réchauffement de la planète pourraient s’avérer désastreuses.
Exemple de synthèse standard des débats d'un comité d'entreprise
202 mots
M. DURAND
Je vous propose de procéder à un tour de table des organisations syndicales.
M. LEBLANC
Depuis le mois de décembre, la CGC a clairement affiché sa position sur les panneaux syndicaux. L’information a donc déjà eu lieu, même si certains ne sont d’accord ni sur le contenu de cette information ni sur les réponses apportées.
Les salariés de certains établissements, en particulier ceux de ma filiale, font preuve d’une certaine impatience : ils craignent que le retard qui pourrait être pris n’ait des conséquences néfastes sur les affaires et les métiers de la filiale X et de Rueil. De mon côté, ma position qui consiste à dire que je ne sais rien est intenable.
Nous allons rendre un avis, qui n’est pas un blanc-seing accordé à la Direction de Y. Les organisations syndicales souhaitent prendre leurs responsabilités et remplir leur fonction de défense des salariés dans chaque secteur.
M. LENOIR
Une décision de justice a été rendue. Le 18 janvier, le Tribunal de Grande Instance de Nanterre a estimé utile que les parties entament une procédure de conciliation au tribunal dans une semaine, le 27 janvier. La CFTC continue à ne pas vouloir se prononcer formellement avant cette date.
Définition de la synthèse brève
La Synthèse brève ne retient que les informations relevant directement du cœur de la réflexion.
Il s’agit d’un document abrégé
- Exhaustivité : @@
- Efficacité opérationnelle : @@@
Nombre de pages du document final : 4 pages/heure
Délai de remise pour 5 heures de réunion : 3 à 5 jours
Exemple de synthèse brève d'un discours
57 mots
Allocution d’ouverture – Chantal MARTIN – Conseillère technique
Cette journée sera consacrée à l’énergie nucléaire.
I. Maîtriser la consommation d’énergie
Nos cinq premières Rencontres ont montré que la croissance continue de notre consommation d’énergie n’est pas durable : pour des raisons environnementales évidentes (conséquences écologiques des catastrophes maritimes dues au transport de pétrole, augmentation vertigineuse des émissions de gaz à effet de serre) ;
Exemple de synthèse brève des débats d'un comité d'entreprise
129 mots
M. DURAND
Je vous propose de procéder à un tour de table des organisations syndicales.
M. LEBLANC
Depuis le mois de décembre, la CGC a clairement affiché sa position sur les panneaux syndicaux. Les salariés de certains établissements, en particulier ceux de ma filiale, font preuve d’une certaine impatience. De mon côté, ma position qui consiste à dire que je ne sais rien est intenable. Les organisations syndicales doivent donc prendre leurs responsabilités et rendre un avis, qui n’est pas un blanc-seing accordé à la Direction de Y.
M. LENOIR
Le 18 janvier, le Tribunal de Grande Instance de Nanterre a estimé utile que les parties entament une procédure de conciliation au tribunal dans une semaine, le 27 janvier. La CFTC ne se prononcera pas avant cette date.
Définition de la note de synthèse
La Note de synthèse liste dans un document succinct les principales thèses des intervenants, leur points d’argumentation et leurs principaux exemples.
Il s’agit d’un document succinct, de communication.
- Exhaustivité : @
- Efficacité opérationnelle : @@@@
Nombre de pages du document final : 1 à 2 pages/heure
Délai de remise pour 5 heures de réunion : 2 à 3 jours
Exemple de note de synthèse des débats d'un comité d'entreprise
56 mots
Les organisations syndicales ont émis les observations suivantes. Pour la CGC, il est urgent de rendre un avis, qui ne devra pas pour autant être considéré comme un blanc-seing accordé à la Direction. La CFTC a insisté sur la procédure de conciliation qui aura lieu le 27 : elle ne se prononcera pas avant cette date.
Connaissez-vous le Flash ?
Le Flash est un document très synthétique, destiné à être mis à disposition rapidement après votre réunion. Il peut se suffire à lui-même, mais un document plus complet est souvent commandé en même temps (synthèse ou compte rendu). Le document Flash reprend en 1 page les points saillants de la réunion, et les présente de sorte que la lecture du document est accessible à tous les publics. C’est donc essentiellement un document de communication, que ce soit pour l’interne ou l’externe.
Une synthèse, mais pour quelle réunion ?
La synthèse est vraiment destinée à faire gagner du temps au lecteur en mettant en exergue les points principaux. Le niveau de synthèse est adapté au besoin, comme détaillé ci-dessus.
Vous pouvez réaliser une synthèse pour de nombreuses réunions, par exemple :
- une synthèse standard pour des :
- congrès, colloques
- conventions, séminaires
- tables rondes, ateliers, débats
- présentations financières
- une synthèse brève pour des :
- réunions informelles
- réunions de suivi
- ateliers
- débats
- une note de synthèse pour des :
- colloques, congrès, conventions
- réunions statutaires
- réunions de travail ou réunions internes
La synthèse se suffit à elle-même en tant que document de communication, mais peut également être complétée d’une transcription ou d’un compte rendu, par exemple pour archiver les débats.
Est-ce long de rédiger une synthèse ?
« Mathématiquement », rédiger la synthèse d’une réunion prend moins de temps qu’en rédiger la transcription, simplement car il y a moins de pages.
Le délai dépend toutefois de la durée de la réunion, ainsi que du thème (plus ou moins technique) ou du type de synthèse choisie : une synthèse standard nécessite plus de temps qu’une note de synthèse.
Nos rédacteurs sont rompus à l’exercice : nos « top-rédacteurs » sont même capables de rédiger en temps réel et de vous remettre le document finalisé seulement 3 minutes après la fin de la réunion. Une vraie unité d’élite !
Dans tous les cas, n’hésitez pas à indiquer vos souhaits de délai à votre contact Ubiqus : il mettra à coup sûr tous les moyens en place pour répondre à votre demande.
Que faire si je souhaite un document plus complet qu’une synthèse ?
Aucun souci ! Votre chargé d’affaires peut vous réorienter vers une transcription ou un compte rendu, 2 autres formats qui font partie de la palette Ubiqus. Celui-ci vous aidera à déterminer le niveau de retraitement le plus approprié en fonction de vos objectifs.
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Comment se déroule une mission de rédaction chez Ubiqus ?
D’une mission de rédaction, on ne connait souvent que sa partie visible, soit la présence du rédacteur en réunion. Pourtant, entre la commande et sa livraison, un compte rendu ou une synthèse de réunion Ubiqus passe par de nombreuses étapes : découvrez-les !
Des clients satisfaits et qui le disent
Vous trouvez la synthèse un peu trop courte ?
Vous souhaitez un document plus détaillé qu’une synthèse ? Ubiqus vous propose plusieurs solutions de rédaction plus longues, comme la transcription ou les comptes rendus.
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