Réunions, entretiens avec un collègue ou un manager, rendez-vous client, prise de brief… Qu’on l’accueille par la grande porte ou qu’elle se faufile par la fenêtre, la prise de notes fait partie de notre quotidien. Voici une petite méthodologie et quelques conseils pour s’en faire une alliée.
Avant : se préparer
- Se renseigner en amont sur le sujet de la réunion.
- Préparer les supports et le matériel en conséquence.
- Sur les notes manuscrites, tracer une marge à droite de la feuille pour y ajouter vos remarques ou questions personnelles.
- Bien se positionner dans la salle pour optimiser son écoute.
- Déterminer quelle sera l’utilisation faite des notes.
Ces points peuvent paraître des points de détail, mais ils déterminent en partie la réussite de votre prise de notes, car vous aurez peu de temps pendant la réunion pour décider de la nécessité de la présence de telle ou telle information dans votre document final. Mieux vaut donc avoir toutes les cartes en main.
Pendant : ne pas perdre le fil
- Se contenter de l’idée générale du propos des intervenants.
- Noter en priorité les éléments difficiles à retenir (chiffres, dates, noms).
- Prendre garde aux mots et expressions techniques.
- Repérer les mots-outils qui balisent la logique de l’orateur.
Une des difficultés de la prise de notes est également de rester concentré pendant toute la durée de la réunion. Lors d’une réunion longue, si vous le pouvez, prévoyez une pause toutes les 2 heures : sortez marcher quelques minutes, laissez votre écran d’ordinateur pour reposer vos yeux, et buvez un verre d’eau… ou un café !
Après : exploiter rapidement ses notes
- Le jour même : relire les notes pour compléter les blancs, apporter des corrections, réécrire les passages peu lisibles.
- Le lendemain : mettre en évidence le plan, structurer le texte pour lui donner du sens.
- Dans la semaine : travailler les notes pour en obtenir le compte rendu désiré
Des abréviations bien utiles
Pour vous aider dans votre prise de notes, pensez également aux abréviations : que vous réalisiez des notes manuscrites ou que vous tapiez à l’ordinateur, c’est un moyen facile de gagner de précieuses secondes. Voici ci-dessous un extrait de nos abréviations. Vous en voulez d’autres ? Contactez-nous !
Vous êtes maintenant détenteur des astuces des rédacteurs Ubiqus pour rédiger des documents efficaces. Et surtout, ne négligez pas les conseils de base : avoir son chargeur d’ordinateur (et une prise à proximité), être assis de manière confortable, et mettre son téléphone en vibreur !
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