6 conseils pour optimiser vos réunions à distance

Les réunions virtuelles étaient l’exception, elles sont devenues la règle. Du comité consultatif aux groupes de discussion en passant par les conférences, les réunions qui avaient lieu en présentiel se tiennent désormais avec des participants situés dans toute la ville, le pays ou le monde entier.

Quel que soit le format ou la plateforme virtuelle, il est important de veiller au bon déroulement de votre réunion à distance. Voici cinq bonnes pratiques qui vous aideront à tirer le meilleur parti de vos réunions virtuelles.

1. Connaître l’outil de réunion à distance

Combien de fois avez-vous dû écourter une réunion parce qu’elle n’était pas bien paramétrée ou à cause de problèmes techniques ? Avant de commencer votre réunion, assurez-vous que vous (et vos participants) savez comment utiliser la plateforme, et testez-en les différentes fonctionnalités en amont. Faites un test avant la réunion afin de savoir comment résoudre les problèmes potentiels avant qu’ils ne surviennent.

Le jour J, vérifiez les paramètres vidéo et audio, et assurez-vous de la fiabilité de votre connexion internet.

2. Enregistrez la réunion

C’est bien connu : plus la réunion est longue, moins les participants retiennent d’informations. Faites face à ce douloureux constat en prévoyant un enregistrement : vous leur donnez l’occasion de retrouver facilement le contenu de votre réunion.

Utilisez la fonction d’enregistrement directement dans votre plateforme virtuelle, puis mettez-le à la disposition des participants (et pourquoi pas des absents ou des non-participants). Cela leur permettra de s’y référer, par exemple pour se souvenir d’un échange ou d’un discours spécifique.

Certaines personnes peuvent préférer se concentrer sur du texte plutôt que sur de la vidéo : prévoyez alors une transcription, un compte rendu ou une synthèse. Si votre réunion est plutôt un format événementiel, vous pouvez envisager de faire sous-titrer les propos, pour en faciliter l’accessibilité au plus grand nombre.

3. Mobilisez votre public

Des études ont montré que notre capacité d’attention est plus courte lors de réunions virtuelles : certains participants peuvent commencer à “décrocher” au bout de (seulement) 10 minutes ! Ils sont également tentés de réaliser plusieurs tâches annexes pendant la réunion : vos intervenants sont alors en concurrence avec les appareils mobiles et les e-mails. C’est pourquoi il est si important de veiller à constamment capter l’attention des participants.

En début de réunion, vous pouvez leur demander d’attendre la fin des débats pour vérifier leurs e-mails. Faites-les participer régulièrement, en sollicitant avis ou commentaires de leur part. Vous pouvez également utiliser un système de vote à distance, pour ponctuer le déroulé d’un ou plusieurs quiz. S’ils savent qu’ils peuvent être appelés à participer, ils sauront qu’ils doivent être « présents » pour toute la réunion, ce qui les rendra moins susceptibles de se laisser distraire.

4. Assurez-vous que les participants se comprennent

Si l’engagement et l’attention peuvent diminuer lors des réunions virtuelles, il en va de même pour la compréhension. Les indices comportementaux que vous captez lors d’une réunion en présentiel peuvent être perdus lors d’une réunion en distanciel. Le message d’un locuteur peut ne pas être « entendu » si d’autres voix ou bruits de fond le noient.

Lors de réunions internationales, assurez-vous que tous les locuteurs communiquent efficacement : si les participants parlent deux langues ou plus, prévoyez un interprète pour que les propos soient compris par tout le monde.

5. Mettez en place des règles claires

Pour plus de professionnalisme, il faut que les participants reproduisent à distance les conditions d’une réunion en présentiel. Pour les y aider, voici quelques règles simples pour vos participants :

• Demandez à tout le monde de participer depuis un endroit calme
• Demandez aux participants de brancher la caméra afin que les autres puissent trouver des indices que le son ne peut pas transmettre (55% de la communication est non-verbale)
• Demandez aux personnes qui ne parlent pas de couper leur micro lorsque quelqu’un d’autre parle.

De petites astuces qui peuvent grandement jouer sur une réunion !

6. Soignez la finalisation de votre réunion

Les dernières minutes ne sont pas les moins importantes : oublier le plan d’action en fin de réunion diminue son impact et les réunions virtuelles ne font pas exception. Rappeler les prochaines étapes maintient la dynamique créée pendant la réunion et aide les participants à se concentrer sur ce qu’il faut faire une fois la communication coupée.

Vous pouvez fournir un compte rendu ou une synthèse avec un ensemble d’éléments clés à retenir, et quelques actions pour les participants. Et pourquoi ne pas leur proposer cela sous forme de tableau récapitulatif ?

Les réunions virtuelles sont désormais un format standard. Pour en tirer le meilleur parti, mixez les bonnes pratiques des réunions en présentiel, et ajoutez-y quelques nouvelles pratiques des réunions à distance. Ainsi, vous serez sûrs que vos réunions virtuelles seront aussi fructueuses et productives que si vous vous étiez rencontrés en personne.

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