Réussir sa réunion multilingue grâce à l’interprétation

La préparation d’un événement multilingue, qu’il s’agisse d’une réunion, d’un séminaire ou d’un colloque, impose de la rigueur et de l’organisation. Parmi les nombreux détails auxquels il faut penser, le recours à l’interprétariat est lui, loin d’être anecdotique ! Dans la check-list de l’organisateur de réunion, l’interprétariat fait l’objet d’une section à part.

Spécialiste de l’interprétariat depuis de nombreuses années, Ubiqus vous rappelle les points principaux à garder en tête en vue du jour J.

Identifier les besoins d’interprétariat

• Quel sera le lieu de rencontre : présentiel, distanciel ou mixte ?
• Combien de participants seront en présentiel, en distanciel ?
• Quelles seront les langues parlées ? Lesquelles faudra-t-il traduire ?
• Quelle est la date et quels sont les horaires ?
• Quel est le thème de la réunion ?
• Quelle est l’organisation de la réunion : un discours seulement, ou y aura-t-il des ateliers en parallèle ou des échanges entre le speaker principal et la salle ?

Ces différentes informations vous aideront à déterminer si vous avez besoin d’interprétation simultanée, d’interprétation consécutive ou d’interprétation chuchotée.

Préparer l’intervention de l’interprète

• Lui transmettre les documents préparatoires :
  • Le programme et les noms des speakers
  • La présentation diffusée
  • Un glossaire des termes spécifiques et acronymes si possible
  • Tous les autres contenus à votre disposition qui aideront les interprètes à préparer leurs traductions.
• Prévoir le matériel : micro pour l’interprète, casques pour les participants.
• Lui réserver une place correcte : si l’interprète a bien sûr besoin d’entendre parfaitement les propos, la vue sur le speaker lui apporte également de nombreuses informations et l’aide à réaliser une interprétation de meilleure qualité. S’il n’est pas possible de le placer avec une vue sur la « scène », il est possible de le placer dans une pièce attenante, avec un retour vidéo par exemple.

Sofia Hamou, cheffe de projet Interprétariat chez Ubiqus , glisse ce conseil supplémentaire :

« Evitez de l’installer dans un lieu de passage : les courants d’air et les portes qui s’ouvrent et se ferment sont peu propices à l’effort de concentration intense que demande l’interprétariat. »

Prendre en compte le cadre spécifique d’une réunion en distanciel

L’interprétariat peut facilement s’intégrer à des réunions en distanciel, grâce à des plateformes dédiées (ou à une fonctionnalité spécifique dans les plateformes courantes).

Quelques recommandations à donner aux participants comme aux speakers :

• Tester l’utilisation de la plateforme en amont (notamment l’organisateur de la réunion) ainsi que la connexion internet (privilégier une connexion filaire, plutôt que wifi), le son et la qualité vidéo : pour fluidifier la réunion, tout simplement !
• Bien que des écouteurs puissent convenir, il est recommandé d’utiliser un casque de qualité professionnelle.
• Adopter les bons réflexes : placer son micro devant sa bouche pour des prises de parole claires. Vous pouvez aussi indiquer aux participants de couper leur micro quand ils ne parlent pas pour éviter les bruits parasites.
• Avoir une caméra de qualité suffisante et une luminosité appropriée.
• S’installer dans un environnement calme et silencieux

Ces quelques conseils sont un bon point de départ pour inclure sereinement l’interprétariat à votre événement multilingue. Pour le reste, votre partenaire d’interprétariat saura vous accompagner et vous conseiller.

Ubiqus, spécialiste des services linguistiques, accompagne ses clients en leur proposant des interprètes professionnels, ainsi que le support matériel (matériel d’interprétariat ou plateforme d’interprétation à distance).

Vous souhaitez plus d’informations concernant nos solutions ? Vous pouvez nous contacter par téléphone au 01 44 14 15 16, par mail à infofrance@www-beta.ubiqus.com, ou demandez-nous un devis en cliquant ici.